Embora o mundo dos negócios tenha testemunhado avanços tecnológicos significativos nas últimas décadas, o e-mail permanece como uma das formas mais confiáveis e eficientes de comunicação empresarial.
Com o e-mail é possível estabelecer e manter relacionamentos com clientes, fornecedores e parceiros de negócios. Uma ferramenta ainda muito versátil que permite a troca de mensagens instantâneas e compartilhamento de informações.
Você sabia que existem várias plataformas de e-mail disponíveis? Cada uma possui características únicas que podem auxiliar significativamente a comunicação da sua empresa. Pensando nisso, listamos a importância de utilizar esta ferramenta e as plataformas de e-mail disponíveis. Venha conferir!
Por que o e-mail ainda é importante?
O e-mail continua sendo uma ferramenta crucial de comunicação e desempenha um papel fundamental nas operações empresariais diariamente. Aqui estão algumas razões pelas quais são importantes para as empresas atualmente:
Comunicação eficiente:
O e-mail permite que as empresas se comuniquem de forma rápida com funcionários, clientes, fornecedores e parceiros de negócios. Ele oferece uma plataforma conveniente para troca de mensagens, compartilhamento de informações, envio de arquivos e coordenação de tarefas.
Profissionalismo e credibilidade:
O uso do e-mail transmite uma imagem profissional e confiável para os clientes e parceiros de negócios. Ainda mais ao utilizar um endereço personalizado – com o nome da empresa no domínio, mostrando que a organização é séria e estabelecida.
Registro e rastreamento de informações
O e-mail fornece um registro escrito de todas as mensagens, o que pode ser útil para referência futura, rastreamento de acordos e histórico de comunicações. Além disso, os recursos de pesquisa permitem localizar facilmente informações importantes.
Marketing e promoção:
O e-mail é uma ferramenta eficaz para o marketing e promoção de produtos e serviços. As empresas podem enviar boletins informativos, campanhas de e-mail marketing e anúncios direcionados para sua base de clientes, mantendo-os informados sobre ofertas especiais e atualizações de produtos e serviços.
Agendamento e organização:
O e-mail oferece recursos de calendário e agendamento que ajudam as empresas a organizar reuniões, compromissos e eventos. Os convites por e-mail podem ser facilmente enviados e rastreados, permitindo que as pessoas confirmem sua presença e adicionem os compromissos às suas agendas.
Quais são as plataformas de e-mail disponíveis?
Existem diversos formatos de e-mails para atender as necessidades específicas de cada empresa. Exploraremos a seguir as diferentes plataformas de e-mails empresariais, desde contas personalizadas com o nome de domínio da empresa até serviços especializados de e-mail corporativo. Confira:
1. E-mail gratuito
Essa é uma das plataformas mais comuns e utilizadas. Atende bem as necessidades de pessoas físicas, mas quando o assunto é negócios, deixa um pouco a desejar. Nessa modalidade, dificilmente você conseguirá criar uma conta com o nome da empresa, devido a alta concorrência. Assim, a extensão ficará sempre no nome do provedor, como por exemplo:
suaempresa.consultoria@gmail.com, suaempresa.vendas@yahoo.com.br ou suaempresa.marketing@outlook.com.a
Geralmente, apesar de simples para serem abertas, as contas de e-mail gratuitas contam com recursos bem limitados, como poucas ferramentas de gerenciamento disponíveis, baixa capacidade de armazenamento e ausência de estratégias de backups.
No entanto, algumas dessas plataformas de e-mails gratuitos também possuem recursos pagos, onde é possível ter acesso a agendas, calendários, compartilhamentos de arquivos e também a customização do domínio da empresa.
2. E-mail de domínio
Ao contrário do e-mail gratuito, o e-mail corporativo possibilita ter um domínio personalizável com o nome da sua empresa. Por exemplo: atendimento@suaempresa.com. Ou seja, ao criar o domínio suaempresa.com, você pode ter uma conta de e-mail com o mesmo domínio e vinculada ao seu site.
Para isso, é preciso efetuar a compra do domínio e um pacote de hospedagem – onde site e e-mails serão armazenados. Por ter um plano de assinatura paga, tanto os recursos quanto o espaço de armazenamento são maiores. Dessa maneira, eles atendem muito melhor às necessidades de gerenciamento, análise e envio dos contatos e mensagens.
Ter um e-mail empresarial com um domínio próprio é essencial para transmitir profissionalismo, construir marca, garantir controle e segurança dos dados, diferenciar-se da concorrência e promover uma comunicação eficiente. É um investimento valioso que contribui para a reputação, confiança e sucesso a longo prazo da empresa.
3. E-mail Corporativo Exchange
O e-mail corporativo exchange está entre as plataformas de e-mail mais utilizados pelas organizações. É bem parecido com o e-mail de domínio. A diferença é que ele engloba soluções mais avançadas, como a integração dos profissionais, formando um grupo de trabalho conectado remotamente.
As principais funcionalidades do e-mail exchange são:
• compartilhamento de informações importantes entre as equipes de trabalho;
• sincronização com diversos dispositivos para o trabalho móvel;
• sincronização com o Outlook para aumentar a organização;
• bloco de notas para anotações e lembretes importantes;
• calendário com agenda de compromissos e alertas;
• maior espaço de armazenamento disponível;
• sistemas de backups na nuvem.
4. E-mail Corporativo Zimbra
O e-mail corporativo Zimbra está as plataformas de e-mail mais utilizadas pelas organizações que exigem segurança, confiabilidade e privacidade. É bem parecido com o e-mail corporativo exchange. Ele engloba soluções mais avançadas, agregando e-mail, calendário e aplicativos empresariais.
As principais funcionalidades do e-mail corporativo zimbra são:
• compartilhamento de informações importantes entre as equipes de trabalho;
• sincronização com diversos dispositivos para o trabalho móvel;
• sincronização com o Outlook para aumentar a organização;
• bloco de notas para anotações e lembretes importantes;
• calendário com agenda de compromissos e alertas;
• chat integrado para você se comunicar com a equipe;
• maior espaço de armazenamento disponível;
• armazenamento, sincronização de arquivos e compartilhamento;
• sistemas de backups na nuvem para segurança de seus históricos.
O E-mail Corporativo Zimbra permite ao usuário acessar a sua conta e ter vários serviços disponíveis de forma remota em um único lugar. Independentemente de você usar a nuvem pública ou privada, a segurança é uma prioridade e a interface do usuário é simples, prática e intuitiva, garantindo uma excelente experiência para quem utilizá-lo.
Conclusão
Como observamos no texto, em um ambiente empresarial cada vez mais digitalizado, ter um e-mail empresarial adequado é fundamental para o sucesso e a credibilidade de uma organização.
Ao explorarmos as diferentes plataformas de e-mails, fica evidente que um e-mail com um domínio próprio da empresa oferece vantagens significativas. Além de transmitir uma imagem profissional e confiável, o uso de um domínio personalizado fortalece a identidade da marca.
Por isso, é bom ressaltarmos que, tanto para ter uma boa imagem quanto para ter maior segurança das informações, uma conta de e-mail gratuita não é recomendada.
Quer saber mais? Entre em contato com a equipe de especialistas da Saphir Cloud, que oferece pacotes de hospedagem de e-mails personalizados para atender às necessidades de empresas de todos os tamanhos.
