Os gestores de TI são constantemente cobrados para oferecer sistemas e serviços excelentes, reduzir as falhas e ainda economizar dinheiro. Para ajudar na tarefa desafiadora de conciliar tudo isso, desenvolver o orçamento de TI pode ser seu grande amigo.
Por meio do orçamento é possível gerir melhor todos os custos e investimentos e cortar gastos desnecessários. Pensando nisso, nós vamos te contar um pouco mais sobre a importância desta ferramenta e como fazê-la. Continue acompanhando e boa leitura!
Por que o orçamento de TI é importante?
As corporações têm sofrido uma pressão constante para acompanhar todas as evoluções tecnológicas. Todo mundo conhece os benefícios oferecidos pela tecnologia e como ela pode melhorar os resultados de qualquer negócio.
Essas vantagens, no entanto, vêm acompanhadas de um custo e precisam ser precedidas por investimentos. Por isso, um bom orçamento de TI é fundamental para garantir que os recursos sejam alocados da melhor maneira possível.
Em outras palavras, o orçamento de TI é a única maneira de garantir uso racional da capacidade financeira de uma empresa, quando o assunto é tecnologia.
Como fazer o orçamento?
Alguns cuidados e estratégias podem ajudá-lo a fazer o orçamento com mais eficiência. Confira nossas dicas!
Avalie o panorama atual
Antes de começar a pensar no orçamento futuro, você precisa entender o panorama atual. Saiba exatamente quanto foi gasto no último ano, quais áreas ou equipamentos demandam mais investimento, quantas pessoas trabalham na equipe de TI e assim por diante.
Levante a necessidade da troca de equipamentos e identifique aqueles que estão sendo pouco utilizados. Conheça os pontos fortes, os pontos fracos e tudo que precisa ser melhorado e, finalmente, você pode começar a planejar seu orçamento.
Reveja as contas de serviços de TI
Muitas empresas contratam serviços de TI, como telefonia, internet ou planos de dados móveis e cometem o erro de não acompanhar os gastos dessas contas. Esses recursos podem representar uma parcela muito alta dos gastos de TI e precisam ser monitorados.
Reveja as contas, faça uma auditoria nos gastos e verifique se tudo que está contratado é realmente necessário e está sendo utilizado. Na maioria das vezes, você descobrirá que é possível eliminar gastos cortando itens que estão ociosos.
Planeje a alocação de recursos e mão de obra
Essa é a parte mais densa do orçamento e você precisará se concentrar para planejar a alocação de recursos e mão de obra da maneira mais efetiva possível. Cheque os seus projetos a serem realizados para calcular a quantidade de pessoal realmente necessário.
Planeje para curto, médio e longo prazo a aquisição de equipamentos e softwares, bem como a substituição dos antigos. Não se esqueça de que, muitas vezes, é possível levantar algum dinheiro vendendo os itens usados.
Dialogue com a equipe
Um gestor não faz nada sozinho e, certamente, precisa contar com o apoio da equipe para manter os gastos dentro do orçamento. Dialogue com seus colaboradores e com funcionários das outras áreas e explique com clareza qual o budget disponível. Procure conscientizá-los sobre a importância do uso consciente de energia, dinheiro, recursos e equipamentos.
Preveja acompanhamento constante do orçamento
Por fim, com o orçamento em mãos, crie rotinas e procedimentos de acompanhamento constante. Não deixe para checar os gastos depois de várias semanas, meses ou, pior, só no fim do ano. Quanto mais rápido você perceber os desvios, maiores serão as suas chances de reajustar os gastos e se manter dentro do planejamento.
Resumindo: fazer um bom orçamento de TI requer uma análise crítica das finanças do setor, planejamento, diálogo e gestão.
E você, como faz seu orçamento de TI? Tem algum truque para reduzir custos? Escreva um comentário e compartilhe suas ideias conosco!
