De forma geral, gestores e funcionários das empresas costumam não dar muita importância aos aspectos de segurança no e-mail corporativo. Seja por desconhecimento de questões relativas aos cuidados necessários, ou mesmo motivados pela impessoalidade da ferramenta, a verdade é que esse é um tema pouco discutido nas organizações.
Neste post, vamos falar sobre e-mail corporativo. Ajudaremos você a identificar a responsabilidade por sua utilização, enumerando os recursos que apoiam a segurança. E, ainda, apresentaremos uma sugestão que poderá ajudá-lo na gestão e organização. Boa leitura!
Responsabilidade sobre a segurança no e-mail corporativo
O e-mail corporativo foi concebido para utilização com fins profissionais — se configurando assim como uma ferramenta de trabalho, de propriedade da instituição. Nesse sentido, o detentor do e-mail é o responsável direto pela aplicação de boas práticas individuais que garantam a segurança da ferramenta e, por extensão, da própria empresa.
Por outro lado, naturalmente cabe à instituição prover recursos mais amplos que ajudem a oferecer a segurança do e-mail, optando por soluções que facilitem a aplicação dos requisitos de proteção.
Recursos essenciais para segurança no e-mail corporativo
Pronto! Agora já ficou clara a responsabilidade solidária entre a empresa e o usuário (funcionário) pela segurança da conta. Por isso, vamos enumerar alguns recursos que ajudam a evitar as frequentes ameaças e que devem ser observados ao escolher um servidor de e-mail:
Backup
Pela facilidade e agilidade que proporciona, o e-mail se tornou uma ferramenta utilizada para transmitir qualquer tipo de informação corporativa, desde propostas e orçamentos até contratos e comprovação de transações financeiras. Não é por acaso, portanto, que algumas das informações mais relevantes e sensíveis das empresas estão armazenadas nas contas de e-mail de seus funcionários.
Assim, efetuar um backup periódico dessa base de dados é fundamental para garantir a segurança. A abrangência dessa cópia deve ser decidida internamente pelos gestores, porém, é recomendado que seja feito um backup completo. O mais importante é que sua empresa contrate um serviço que ofereça confiabilidade.
Criptografia
Trata-se de outro recurso importante em um servidor de e-mail corporativo. Embora não seja necessário aplicar em todas as comunicações, a criptografia deve ser empregada em qualquer informação que possua relevância, garantindo que, mesmo que terceiros tenham acesso indevido à mensagem, não conseguirão ler seu conteúdo.
Com o aumento contínuo das ameaças e tentativas de roubo de informações, sua utilização é cada vez mais recomendada.
Assinatura Digital
O emprego de assinatura digital em mensagens de e-mail, além de proporcionar maior segurança às transações, indiretamente se mostra como um diferencial competitivo para a empresa. A ação de demonstrar preocupação com as informações que manipula é vista pelo mercado como uma prova inequívoca do comprometimento e responsabilidade da instituição, aumentando sua credibilidade.
Adicionalmente, e-mails assinados digitalmente podem ser usados como prova documental, se necessário. Por fim, a assinatura amplia a rapidez e reduz custos nas comunicações que necessitam autenticidade jurídica.
Uma solução com bom custo-benefício
Com base nas características apresentadas como fundamentais neste texto, o serviço de e-mail corporativo Zimbra se mostra como uma das soluções mais interessantes oferecidas pelo mercado atualmente.
Trata-se de uma plataforma robusta e ao mesmo tempo flexível, permitindo acesso em diversos ambientes. O Zimbra conta com recursos de criptografia e assinatura digital, o que garante mais segurança para o e-mail corporativo. Ele amplia o leque de opções à disposição das organizações que buscam segurança e praticidade nas comunicações a um custo reduzido.
Neste artigo, apresentamos uma visão geral sobre os aspectos de segurança no e-mail corporativo. Para se aprofundar mais nessa questão, baixe gratuitamente nosso e-book sobre o assunto.
