4 dicas para utilizar o e-mail corporativo sem erros

4 dicas para utilizar o e-mail corporativo sem erros

O e-mail corporativo já se tornou uma ferramenta de trabalho indispensável no ambiente da organização. O canal se destaca principalmente pela praticidade, eficiência e agilidade que pode apresentar na troca de mensagens, seja entre colegas, clientes ou fornecedores.

Uso do e-mail corporativo

No entanto, apesar de seu uso ser bastante rotineiro para a maioria, muitas pessoas ainda comentem erros graves ao utilizar a ferramenta, prejudicando a imagem profissional ou causando falhas de entendimento sobre a mensagem transmitida.

Por isso, é preciso ficar atento: a caixa de e-mails pode ser simples, mas seu potencial é enorme. Para te ajudar a utilizar essa ferramenta sem erros, selecionamos 4 dicas. Confira!

1. Deixe claro o objetivo do e-mail

A primeira dica é: sempre deixe claro o propósito do seu e-mail. Muitas pessoas, por receio de “ferir o ego” do destinatário utilizam frases de cortesia, deixando a mensagem enigmática.

Seja simples, claro e objetivo sobre o assunto a ser tratado na conversa, procurando descrever suas ideias da maneira mais compreensível possível, a fim de evitar falhas na comunicação.

2. Não detalhe demais as informações

Aqui o principal problema é o excesso. Lembre-se de que o e-mail deve ser utilizado para uma conversa mais curta, portanto, nada de escrever quatro parágrafos justificando determinado assunto, os porquês, como e quando, para somente depois apresentar seu objetivo.

A informação central certamente será perdida a ideia principal (se comunicar) não vai acontecer.

3. Cuide com o número de destinatários

A vontade de manter todos informados pode gerar grandes prejuízos, principalmente porque o número de interações em uma troca de e-mails é proporcional à quantidade de pessoas copiadas.

Encaminhe as informações apenas para quem é, realmente, relevante na conversa, evitando, dessa forma, que informações valiosas se percam no meio do processo.

4. Guarde os sentimentos para si

Redigir e-mails com raiva, deixando transparecer o sentimento no texto, é uma prática que acontece com frequência, mas que é totalmente desagradável. Na hora de escrever uma mensagem, guarde os sentimentos que, muitas vezes, podem estar equivocados, para si.

Caso contrário, não adianta reclamar que tal funcionário, cliente ou fornecedor não “vai com a sua cara”. Na verdade, foi você quem expressou de maneira errada sua opinião e isso pode ser bem difícil de reverter.

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