Manter uma boa produtividade no trabalho é importante para qualquer profissional, seja aquele que atua de maneira autônoma, tem uma pequena empresa ou é funcionário de uma grande companhia. Afinal, essa é uma relação direta entre as atividades exercidas em um determinado período de tempo, sem perder a qualidade.
Ser produtivo significa que o profissional desenvolve suas responsabilidades dentro do prazo esperado (ou até antes!), utilizando menos tempo e sem a necessidade de retrabalho.
Para alcançar o máximo do seu potencial, é necessário permanecer focado nos resultados e evitar as distrações. Quer saber como chegar lá? É só continuar a leitura!
1. Crie um planejamento das demandas
Antes de começar as atividades diárias, faça uma lista de todas as tarefas que precisa executar durante o dia. Você também pode se programar para o restante da semana, assim, evita deixar as demandas para a última hora.
Anote as tarefas conforme a prioridade, das mais urgentes para as menos importantes e determine um prazo razoável para termina-las. Dessa forma, será possível manter o foco para não perder tempo durante o dia. O Todoist é uma plataforma online que auxilia na elaboração da lista de trabalho e visualização das demandas a qualquer hora do dia, seja pelo computador ou no smartphone.
Contudo, lembre-se de não criar listas impossíveis de serem efetuadas, pois isso pode sobrecarrega-lo e deixá-lo sem energia para concluir as principais demandas. A ideia principal é usar as atividades que já terminou como estímulo para manter a produtividade no trabalho.
2. Faça uma boa gestão do tempo
Monitorar o tempo usado para realizar as tarefas é uma boa maneira de identificar se você é produtivo. A informação também contribui para criar listas de tarefas realistas dentro do planejamento da semana.
O Toggl é um aplicativo que pode ser instalado no computador para controlar o tempo usado em cada atividade. Se você atende diferentes clientes, por exemplo, poderá identificar quais empresas ocupam um período maior da sua semana e precificar os serviços a partir dessa informação.
Como complemento, também é aconselhável utilizar o Rescue Time. Esse aplicativo monitora os sites visitados ao longo do dia e apresenta um relatório sobre o tempo usado nas tarefas e o período em que foram realizadas visitas em sites de notícias ou redes sociais, por exemplo.
3. Reduza as distrações
As redes sociais, o WhatsApp e os e-mails podem ser os grandes vilões da produtividade no trabalho. Por isso, o ideal é colocar o smartphone no silicioso e criar uma política de visualização das mensagens e mídias online apenas nos horários de intervalo, como no almoço ou nas pausas para tomar um café.
Já os e-mails da empresa podem ser visualizados em horários específicos, como no início da manhã, perto do almoço e início da tarde. Assim, fica mais fácil dar continuidade as tarefas e evitar as distrações.
4. Melhore o ambiente de trabalho
Ter um espaço confortável é essencial para manter a produtividade no trabalho. A temperatura do ambiente precisa estar agradável, sem excesso de calor ou frio. Além disso, é indicado utilizar uma mesa e cadeira apropriadas para o desempenho das atividades a fim de manter a ergonomia e evitar dores musculares.
5. Use a tecnologia adequada ao perfil de negócio
Atualmente, são raros os casos de empresas que não dependem de tecnologia para a execução das atividades. Contudo, é necessário investir nas ferramentas corretas para a empresa.
Quem atua em um escritório de advocacia, por exemplo, precisa contar com uma impressora ágil para fazer a impressão de documentos, assim como ferramentas robustas de segurança para proteger dados de clientes. Então, não adianta investir em uma máquina obsoleta e usar apenas antivírus para bloquear a ação de pessoas mal intencionadas. A cloud computing é uma solução para as companhias que precisam garantir a privacidade das informações.
Isso se torna improdutivo, pois a qualquer falha muito tempo é perdido para resolver o problema. Utilizar computadores modernos, softwares avançados e tecnologias de ponta para gerenciar as informações dos clientes é uma prática essencial para reduzir os erros, proteger os dados e garantir a produtividade.
6. Cuide do bem-estar para ter produtividade no trabalho
Uma pessoa cansada e estressada tem dificuldade para manter o foco nas atividades, o que prejudica os resultados no trabalho. Portanto, é fundamental manter uma alimentação saudável, praticar atividade física regularmente e ter boas noites de sono para manter a produtividade no trabalho.
Quem não dorme direito tem mais dificuldade de concentração e perde a motivação para desempenhar as atividades. A prática de exercícios ajuda a diminuir os níveis de estresse e traz benefícios para a saúde.
Ao seguir essas dicas, será possível aumentar a produtividade no trabalho e cumprir com as demandas dentro do prazo.
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