Home Office: conheça as ferramentas que auxiliam as empresas

Home Office: conheça as ferramentas que auxiliam as empresas

Muitas empresas ainda têm dúvidas se implementar o trabalho home office é uma opção eficiente e produtiva, pois não é possível acompanhar de perto a atividade dos colaboradores.

Em muitas cidades esse modelo de trabalho já foi adotado pelas organizações, ao menos para flexibilizar o deslocamento dos colaboradores e melhorar a qualidade de vida. Afinal, já existem muitas ferramentas para auxiliar no home office, permitindo a realização de reuniões remotas, gerenciamento de projetos e controle do tempo.

Quer saber como fazer uma gestão da equipe durante o trabalho remoto? A seguir, apresentamos uma lista das principais ferramentas disponíveis para essa atividade!

Principais ferramentas para auxiliar no home office

Há muitas plataformas disponíveis para desempenhar a atividade remota e ainda acompanhar o desempenho dos colaboradores.

Videoconferências e chamadas online

Como ficam as reuniões da equipe em um trabalho home office? Já faz algum tempo que isso não é mais um problema, pois há muitas ferramentas para auxiliar nessa atividade.

O Skype, por exemplo, é uma das mais conhecidas pelas organizações. Ele permite ligações gratuitas para outro computador ou smartphone e também tem a versão paga para contatos por telefone. Ele ainda disponibiliza a opção de reuniões em grupos, compartilhamento de tela e gravação.

Assim como o Skype, há outras plataformas para auxiliar no home office. Entre elas estão o Google Meet, Google Hangouts e Zoom. O mais indicado é testá-las e identificar aquela que mais lhe agrada visualmente.

Chats em equipes

Também há tecnologias disponíveis para facilitar a troca de ideias entre as equipes. A solução mais conhecida por muitas pessoas é o Slack para chats rápidos. Porém, há ainda o Discord e o Microsoft Team, que também são úteis para muitas instituições, como escolas, empresas, organização de eventos, entre outros.

Organização de tarefas

Se você acredita que é impossível gerir as equipes do trabalho remoto, está completamente enganado. Há muitas ferramentas para auxiliar no home office e deixar cada profissional ciente de suas demandas do dia e da semana. O Trello talvez seja a opção mais conhecida para a gestão de projetos, mas ainda há versões como Google Sheets, Any.do e Asana.

Elas são fáceis de usar, permitem o uso de cores diferentes para destacar o andamento das atividades e ajudam você a acompanhar o desempenho de todos os colaboradores.

Gestão do tempo

Quanto tempo determinado colaborador leva para finalizar um projeto? Ao utilizar plataformas de gestão do tempo é possível identificar o período necessário para cada atividade. O Toggl, por exemplo, pode ser integrado ao Trello para identificar qual tarefa utilizou mais tempo da equipe.

Ele é útil para agências de marketing e outras organizações que desenvolvem projetos personalizados para os clientes, pois auxilia na mensuração do tempo usado e de como isso interfere na precificação do serviço.

Já se o objetivo é apenas delimitar os intervalos entre uma atividade e outra, você pode usar o Pomodoro Tracker. Ele avisa quando começar e parar determinado trabalho, criando brechas para intervalos ao longo do expediente.

Quando o objetivo é apenas acompanhar a agenda de reuniões e atividades do dia, é possível optar por plataformas como Google Tarefas e Any.do.

Gerenciamento de contatos

Talvez você até conheça algumas ferramentas, mas não custa reforçar, certo? O Google Agenda é a plataformas mais simples e fácil de usar para marcar os compromissos da semana. Assim como ele, há a opção do TimeBridge e do Outlook Calendário.

Você também pode utilizar o Contact Manager para registrar dados de contato e dias de compromissos. Já se o seu objetivo é gerenciar o cadastro de clientes, uma opção é o CRM da RD Station (que tem uma versão gratuita).

Mapas Mentais e Apresentações

Como falar sobre o seu serviço ao cliente se a reunião é online? Crie mapas mentais ou apresentações personalizadas para defender suas ideias e mostrar o potencial da sua empresa. Separamos uma lista com algumas ferramentas que vão ajudá-lo:

  • Google apresentações;
  • MindMeister;
  • Dropbox Paper;
  • Linkedin Slideshare.

Edição conjunta e compartilhamento de arquivos

Em muitas atividades é necessário trocar informações e manter um arquivo aberto para várias pessoas editarem e lançarem ideias. Nesse caso, há também algumas ferramentas para auxiliar no home office:

  • Google Documentos;
  • Microsoft Office 365;
  • Dropbox Paper.

Já se o objetivo é apenas compartilhar arquivos para serem visualizados por outra pessoa, o ideal é apostar em soluções como: Google Drive, Dropbox e WeTransfer.

Essas plataformas funcionam na nuvem e oferecem algumas versões gratuitas com recursos limitados. Caso precise de um espaço maior para armazenamento e compartilhamento de dados, o mais indicado é investir em uma solução mais completa de computação em nuvem.

Anotações de ideias

Quem nunca pensou em uma solução para o problema quando estava naquele intervalo do café? Pois é, para esses momentos é sempre bom ter uma ferramenta simples e fácil de usar. Por isso, separamos as principais soluções que você pode usar no computador ou no celular:

  • Google Keep;
  • One Note;
  • Evernote;
  • Any.do

Como você pode perceber, há muitas ferramentas para auxiliar no home office. Muitas apresentam versões gratuitas, o que é ótimo para poder testá-las, analisar as funcionalidades de cada uma e escolher aquelas que melhor se adaptam às suas necessidades.

E aí, você conhece outra plataforma útil para o trabalho remoto? Deixe aqui nos comentários para ajudar quem está buscando uma solução para o negócio!

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