Com a pandemia do coronavírus muitas empresas precisaram se adaptar rapidamente ao trabalho home office. Em Santa Catarina, por exemplo, um decreto publicado pelo Governo do Estado exigiu o fechamento dos estabelecimentos comerciais por 7 dias, prazo que foi prorrogado por mais 14 dias. Diante dessa situação, como fazer a gestão de equipes remotas e garantir a produtividade da equipe?
A boa notícia é que o trabalho home office pode funcionar muito bem quando se tem uma equipe preparada e dedicada. A Philips, por exemplo, adota um modelo inovador de gestão de equipes ao redor do mundo. A organização quase não tem mais telefones fixos e os computadores são portáteis. Isso porque só 15% dos colaboradores têm espaços fixos na empresa para dar conta de suas atividades. Os demais têm políticas de trabalho remoto.
Quer saber como utilizar a tecnologia para melhorar a gestão de equipes remotas? Explicamos mais a seguir!
Perspectiva do trabalho remoto ao redor do mundo
Uma pesquisa da Gallup identificou que em 2017 pelo menos 43% dos trabalhadores americanos faziam trabalho remoto durante algum período. Os dados representaram um crescimento de 4% em relação à pesquisa feita em 2012 e demonstra que esse estilo de atividade está se tornando cada vez mais popular. O estudo também identificou que em muitos casos a flexibilidade do trabalho home office torna-se um fator decisivo para aceitar uma vaga de emprego.
O teletrabalho está se tornando popular em diferentes regiões do mundo. Outro estudo da Society for Human Resources Management identificou que 69% das organizações permitiram que os colaboradores desempenhassem o trabalho a partir de casa em algum período de 2019.
Essas companhias também perceberam que o funcionário que faz trabalho remoto fica mais satisfeito com suas atividades, tem ganho de produtividade e eficiência, razões que estão servindo de estímulo para ampliar esse modelo de atividade em 2020.
A Appen, empresa de tecnologia localizada na Austrália, é uma das organizações que mais contrata pessoas para o trabalho remoto. Ela atua no desenvolvimento de soluções com inteligência artificial e tem desempenhado muito bem o seu trabalho. Seriam esses exemplos de que é possível fazer a gestão de equipes remotas e ter resultados expressivos na empresa?
Como ser eficaz na gestão de equipes remotas
Pensando em ajudá-lo a gerenciar os profissionais no trabalho home office, separamos algumas ações que podem ser implementadas com facilidade.
1.Faça reuniões diárias
Fazer uma reunião no início da manhã é uma boa maneira de começar o dia organizando as demandas da equipe. Desse modo, você consegue ouvir as dificuldades que cada um está enfrentando, pode pensar em novas ações para os projetos e delimitar prazos com os colaboradores.
Há diferentes plataformas disponíveis para realizar essas reuniões online. Aqui na Saphir nós gostamos de utilizar o Zoom, pois ele permite agendar as reuniões, compartilhar a tela e ainda tem um chat de apoio. Há também outras ferramentas como o Skype e o Google Hangouts, tudo vai depender da sua preferência.
2.Mantenha uma comunicação clara
Não basta apenas fazer uma reunião diária e achar que está tudo bem. Mantenha um canal aberto com a equipe para o diálogo e mostre-se disponível para auxiliar os profissionais em casos de dúvidas. Para isso você pode utilizar ferramentas básicas do dia a dia como o e-mail corporativo, o WhatsApp e o Slack.
3.Utilize ferramentas de gestão de equipes remotas
Monte um plano de trabalho para gerenciar as equipes em trabalho home office. Você pode traçar quais são os objetivos do projeto, prazos para finalizar cada atividade e tarefa de cada colaborador.
Nesse sentido, há diferentes plataformas que funcionam de apoio na gestão de equipes remotas. A Asana, por exemplo, facilita a divisão de tarefas, identificação dos prazos e níveis de prioridade de cada demanda. Ela ainda monitora as conversas dos projetos, o que facilita na hora de identificar se houve falha de comunicação em algum momento.
A plataforma When I Work também permite o agendamento de atividades e acompanhamento das horas trabalhadas de cada funcionário. Uma versão mobile ainda disponibiliza a opção de bater o ponto de qualquer lugar que o colaborador está.
4.Trabalhe com foco em resultados
Os resultados são mais importantes do que medir o número de horas trabalhadas pelos colaboradores. Para tanto, estabeleça as diretrizes das atividades e também os indicadores de desempenho importantes para a sua empresa.
Uma equipe de vendas, por exemplo, pode ser avaliada pelo número de fechamentos de contratos e pelos valores que entram na organização. Logo, um funcionário que trabalha 8 horas por dia pode ser mais improdutivo do que aquele que se dedica 4 horas e fecha alguns contratos. Portanto, o desempenho da equipe precisa ser avaliado conforme a atividade do colaborador e os resultados que ele traz para o negócio.
5.Documente processos e atividades
Para ter uma boa gestão de equipes remotas também é essencial documentar todos os processos adotados durante o trabalho. Isso vale para as conversas, e-mails, arquivos compartilhados e eventuais mudanças nos projetos.
Utilizar uma solução de backup é uma maneira de conseguir armazenar todas essas informações com segurança. Afinal, você pode aumentar a capacidade de espaço conforme os dados vão crescendo e sempre existirá uma cópia disponível caso ocorra algum problema nos equipamentos da equipe.
Manter todas as informações documentadas é uma maneira de se precaver caso ocorra algum problema com um cliente ou fornecedor. Assim, caso seja questionado sobre alguma situação você pode acessar os arquivos, analisar dados e conversas e solucionar a dúvida ou problema.
Como você pode perceber, é possível ter eficiência na gestão de equipes remotas. Basta utilizar a tecnologia para organizar as demandas, ter uma comunicação frequente com os colaboradores e proteger as informações dos projetos.
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